دفتر پشتی چیست؟

دفتر پشتی بخشی از یک شرکت است که شامل پرسنل اداری و پشتیبانی می‌شود که مستقیماً با مشتریان در ارتباط نیستند. وظایف دفتر پشتی شامل تسویه‌حساب‌ها، تهاترها، نگهداری سوابق، رعایت مقررات، حسابداری و خدمات فناوری اطلاعات است.

به عنوان مثال، یک شرکت خدمات مالی اغلب به سه بخش تقسیم می‌شود: دفتر جلویی (مانند فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری)، دفتر میانی (مدیریت ریسک) و دفتر پشتی (خدمات اداری و پشتیبانی).

نکات کلیدی

• دفتر پشتی بخشی از یک شرکت، به‌ویژه در خدمات مالی، است که شامل پرسنل اداری و پشتیبانی می‌شود که با مشتریان در ارتباط نیستند.
• وظایف دفتر پشتی شامل تسویه‌حساب‌ها، تهاترها، نگهداری سوابق، رعایت مقررات، حسابداری و خدمات فناوری اطلاعات است.
• اصطلاح «دفتر پشتی» از زمانی شکل گرفت که شرکت‌های اولیه دفاتر خود را به‌گونه‌ای طراحی کردند که بخش جلویی شامل همکارانی بود که با مشتریان تعامل داشتند، و بخش پشتی شامل همکارانی بود که هیچ تعاملی با مشتریان نداشتند، مانند حسابداران.

نحوه عملکرد دفتر پشتی

دفتر پشتی را می‌توان به عنوان بخشی از یک شرکت در نظر گرفت که مسئول ارائه تمام وظایف تجاری مرتبط با عملیات آن است. با وجود حضور به‌ظاهر نامرئی، پرسنل دفتر پشتی وظایف ضروری برای کسب‌وکار ارائه می‌دهند.

دفتر پشتی بخش بنیادی هر شرکت است و عناوین شغلی مرتبط اغلب تحت عنوان «عملیات» طبقه‌بندی می‌شوند. نقش‌های آن‌ها پرسنل دفتر جلویی را قادر می‌سازد تا وظایف رو به مشتری خود را انجام دهند. دفتر پشتی گاهی اوقات به تمام مشاغلی اشاره دارد که مستقیماً درآمد تولید نمی‌کنند.

به طور مؤثر، دفتر پشتی تراکنش‌های انجام‌شده توسط دفتر جلویی را نهایی می‌کند. این شامل تأیید تراکنش‌ها و دستورالعمل‌های تسویه با دفتر پشتی طرف مقابل است. دفتر پشتی همچنین مسئول تهاتر معاملات، نگهداری سوابق، حسابداری و خدمات فناوری اطلاعات است.

نکته

اصطلاح «دفتر پشتی» از زمانی شکل گرفت که شرکت‌های اولیه دفاتر خود را به‌گونه‌ای طراحی کردند که بخش جلویی فیزیکی شامل همکارانی بود که با مشتریان تعامل داشتند، و بخش پشتی شامل همکارانی بود که هیچ تعاملی با مشتریان نداشتند، مانند حسابداران.

مثال از دفتر پشتی

امروزه، اکثر موقعیت‌های دفتر پشتی دور از دفتر مرکزی شرکت قرار دارند. بسیاری در شهرهایی هستند که اجاره‌های تجاری ارزان‌تر، هزینه‌های نیروی کار پایین‌تر و نیروی کار کافی در دسترس است.

به طور جایگزین، بسیاری از شرکت‌ها تصمیم گرفته‌اند نقش‌های دفتر پشتی را برون‌سپاری و/یا به خارج از کشور منتقل کنند تا هزینه‌ها را کاهش دهند. فناوری به بسیاری از شرکت‌ها این امکان را داده است که ترتیبات کاری از راه دور را فراهم کنند، که در آن همکاران از خانه کار می‌کنند. مزایای این مدل‌ها شامل صرفه‌جویی در اجاره و افزایش بهره‌وری است. علاوه بر این، استخدام پرسنل دفتر پشتی از راه دور به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا به استعدادها در مناطق مختلف دسترسی پیدا کنند و مجموعه متنوعی از متقاضیان را جذب کنند.

برخی شرکت‌ها برای کارمندانی که موقعیت‌های از راه دور را می‌پذیرند، مشوق‌هایی ارائه می‌دهند. به عنوان مثال، یک شرکت خدمات مالی که به حسابداری سطح بالا نیاز دارد، ممکن است یارانه مسکن ۵۰۰ دلاری در ماه به حسابداران رسمی با تجربه (CPAs) برای کار از خانه ارائه دهد. اگر هزینه تأمین فضای دفتری برای هر فرد ۱۰۰۰ دلار در ماه باشد، یارانه مسکن ۵۰۰ دلاری در ماه منجر به صرفه‌جویی کلی ۶۰۰۰ دلار در سال می‌شود. صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌تواند هنگام استخدام تعداد زیادی حرفه‌ای از راه دور قابل‌توجه باشد.

اگرچه این کار برای شرکت صرفه‌جویی مالی به همراه دارد، کارمند ممکن است مجبور شود حقوق کمتری را بپذیرد اگر از یک موقعیت دفتر جلویی در یک مکان مرکزی به یک مکان دورتر یا حتی ترتیب کاری از خانه منتقل شود.

تعامل دفتر پشتی با دفتر جلویی

اگرچه اعضای پرسنل دفتر پشتی با مشتریان تعامل ندارند، اما معمولاً به طور فعال با پرسنل دفتر جلویی تعامل دارند.

به عنوان مثال، یک فروشنده تجهیزات تولیدی ممکن است از پرسنل دفتر پشتی کمک بگیرد تا اطلاعات دقیقی در مورد موجودی و ساختارهای قیمت‌گذاری ارائه دهد. متخصصان بازاریابی املاک اغلب با نمایندگان فروش تعامل دارند تا مواد بازاریابی جذاب و مرتبط ایجاد کنند. متخصصان فناوری اطلاعات به طور منظم با تمام بخش‌های شرکت همکاری می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که سیستم‌ها به درستی کار می‌کنند.

مهم

اگرچه از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است، کار در نقش‌های دفتر پشتی به طور قابل‌توجهی با دفتر جلویی متفاوت است، به جز نقش‌های ریسک اعتباری شرکتی، که ممکن است تجربه لازم برای انتقال به نقش‌های دفتر جلویی را به کارمند امیدوار فراهم نکند.

بسیاری از دانشجویان دانشکده‌های کسب‌وکار از دانشگاه‌های به اصطلاح غیرهدف، کار در دفتر پشتی را به عنوان راهی برای کسب تجربه در یک شرکت و احتمالاً شبکه‌سازی برای رسیدن به نقش‌های دفتر جلویی می‌بینند. (دانشگاه‌های هدف تعداد قابل‌توجهی از دانشجویان خود را هر سال به بانکداری سرمایه‌گذاری می‌فرستند و شبکه‌های فارغ‌التحصیلان گسترده‌ای در این صنعت دارند.)

دفتر جلویی چگونه با دفتر پشتی در یک شرکت متفاوت است؟

دفتر جلویی مسئول جذب مشتریان جدید و ارائه خدمات به مشتریان موجود است؛ آن‌ها تیم رو به مشتری هستند. از سوی دیگر، دفتر پشتی به تراکنش‌های انجام‌شده توسط دفتر جلویی خدمت می‌کند و هیچ تعاملی با مشتریان شرکت ندارد. با این حال، برخی ممکن است بگویند مشتری دفتر پشتی، دفتر جلویی است.

وظایف اصلی دفتر پشتی چیست؟

به طور خلاصه، دفتر پشتی برای نهایی کردن تراکنش‌های اجرا شده توسط دفتر جلویی وجود دارد. این می‌تواند شامل تأیید تراکنش‌ها و دستورالعمل‌های تسویه با دفتر پشتی شرکت دیگر درگیر باشد. دفتر پشتی همچنین مسئول تهاتر معاملات، نگهداری سوابق، حسابداری و خدمات فناوری اطلاعات است.

دفاتر پشتی از نظر فیزیکی کجا قرار دارند؟

دفاتر پشتی قبلاً به معنای واقعی کلمه پشت دفتر جلویی یا میز معاملات قرار داشتند. امروزه، بسیاری از شرکت‌های مالی دفاتر پشتی خود را به مکان‌های کم‌هزینه‌تر مانند فلوریدا یا کارولینای شمالی منتقل کرده‌اند، جایی که اجاره‌ها و حقوق‌ها معمولاً پایین‌تر از شهرهای بزرگی مانند نیویورک یا شیکاگو است.

نتیجه‌گیری

در امور مالی، دفتر پشتی نقش مهمی در حمایت از دفتر جلویی (موجودیت‌هایی مانند کارکنان فروش یا میز معاملات) با پردازش معاملات انجام‌شده توسط مشتریان بانک یا برای عملیات معاملات اختصاصی بانک‌ها ایفا می‌کند. برخی از وظایف دفتر پشتی شامل تأیید معاملات و دستورالعمل‌های تسویه، تهاترها، نگهداری سوابق، رعایت مقررات، حسابداری و خدمات فناوری اطلاعات است.

فعالیت‌های دفتر جلویی بدون دفتر پشتی قابل پردازش نبودند، و دفتر پشتی بدون فعالیت‌های فروش و معاملات دفتر جلویی وجود نداشت، بنابراین کار تیمی ضروری است. در حالی که اغلب دیده نمی‌شود، دفتر پشتی وظایف حیاتی ناشی از فعالیت‌های میز جلویی را انجام می‌دهد. با این حال، عملیات دفتر پشتی یک مرکز هزینه هستند، که باعث شده بسیاری از شرکت‌های مالی تیم‌های دفتر پشتی یا عملیات خود را به مکان‌های کم‌هزینه‌تر مانند فلوریدا یا کارولینای شمالی منتقل کنند، به جای جایی که دفتر مرکزی ممکن است باشد، مانند نیویورک یا شیکاگو.