هزینه‌های دفتر خانگی چیست؟

هزینه‌های دفتر خانگی به هزینه‌هایی گفته می‌شود که از فعالیت یک کسب‌وکار یا انجام فعالیت‌های مرتبط با شغل در محل اقامت اصلی فرد به وجود می‌آیند.

نکات کلیدی

• هزینه‌هایی که برای اداره کسب‌وکاری که در خانه خود انجام می‌دهید متحمل می‌شوید، تا حد معینی از مالیات فدرال شما قابل کسر هستند.
• برای محاسبه هزینه‌ها و کسورات، می‌توانید یا تمام هزینه‌های خود را جمع‌بندی کرده و درصد فضای خانه اختصاص‌یافته به کسب‌وکار را محاسبه کنید، یا از روش ساده‌شده برای انجام همان محاسبه استفاده کنید.
• قوانین مربوط به کسورات با قانون کاهش مالیات و مشاغل سال ۲۰۱۷ تغییر کرده است، بنابراین مطمئن شوید که اطلاعات مربوط به کسورات منتشرشده در سال ۲۰۱۸ یا بعد از آن را بررسی کنید.

درک هزینه‌های دفتر خانگی

هزینه‌های دفتر خانگی به افراد اجازه می‌دهند برخی از هزینه‌های مسکن مانند خدمات عمومی، بهره پرداخت‌شده برای وام مسکن ملک و مالیات بر املاک را در اظهارنامه مالیاتی سالانه خود کسر کنند. سازمان مالیاتی آمریکا (IRS) جزئیات قوانین مربوط به کسورات دفتر خانگی را در نشریه ۵۸۷ ارائه کرده است.

کسورات دفتر خانگی

هزینه‌های ناشی از کسب‌وکاری که در خانه خود انجام می‌دهید، مبنای کسورات دفتر خانگی هستند که اگر خوداشتغال باشید، می‌توانند صورت‌حساب مالیاتی شما را کاهش دهند. هرگونه خدمات یا امکانات عمومی که به‌طور انحصاری برای اهداف کسب‌وکار استفاده می‌شوند، به‌طور کامل قابل کسر هستند. این شامل لوازم اداری، خطوط تلفن و تجهیزات کامپیوتری می‌شود. میزان کسورات مجاز به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله نحوه ثبت اظهارنامه توسط صاحب‌خانه و درآمدهای او، اما اکثر افراد می‌توانند چندین مورد را به‌عنوان هزینه ادعا کنند، به شرطی که این هزینه‌ها در جریان عادی کسب‌وکار متحمل شده باشند. یک دفتر خانگی تنها در صورتی برای کسورات دفتر خانگی واجد شرایط است که معیارهای زیر را داشته باشد:

• به‌طور انحصاری و منظم به‌عنوان محل اصلی کسب‌وکار شما استفاده شود.
• به‌طور انحصاری و منظم به‌عنوان مکانی برای ملاقات یا تعامل با بیماران، مشتریان یا مراجعان در جریان عادی تجارت یا کسب‌وکار شما استفاده شود.
• یک سازه جداگانه باشد که به خانه شما متصل نیست و در ارتباط با تجارت یا کسب‌وکار شما استفاده شود.
• به‌طور منظم برای ذخیره‌سازی خاصی استفاده شود.
• به‌عنوان اجاره برای کسب‌وکار شما استفاده شود.
• از خانه شما به‌عنوان مهدکودک استفاده شود.

قانون کلی این است که محل تعیین‌شده به‌عنوان دفتر خانگی باید به‌طور انحصاری و منظم به‌عنوان دفتر خانگی استفاده شود. به گفته سازمان مالیاتی آمریکا: «فضا نیازی به جداسازی با دیوار دائمی ندارد. اگر از فضای موردنظر هم برای کسب‌وکار و هم برای مقاصد شخصی استفاده کنید، شرایط آزمون استفاده انحصاری را برآورده نمی‌کنید.» اگر گوشه‌ای از خانه شما میز کاری دارد که فقط برای انجام امور تجاری استفاده می‌شود، آن فضا به‌عنوان دفتر خانگی واجد شرایط است، اما اگر کسب‌وکار خود را با لپ‌تاپ روی کاناپه کنار یکی از اعضای خانواده که در حال تماشای تلویزیون است انجام دهید، نمی‌توانید کاناپه را به‌عنوان دفتر خانگی ادعا کنید.

نحوه محاسبه هزینه‌های دفتر خانگی

سازمان مالیاتی آمریکا دو روش برای محاسبه میزان فضای خانه که به‌عنوان دفتر خانگی محسوب می‌شود و میزان هزینه‌های قابل کسر را پیشنهاد می‌کند. روش اول (روش «معمولی») محاسبه هزینه‌های واقعی شماست. روش دوم که «روش ساده‌شده» نامیده می‌شود، سریع‌تر است اما ممکن است کسورات کمتری به همراه داشته باشد.

روش معمولی:

روش مبتنی بر محاسبه هزینه‌های واقعی با محاسبه موارد زیر آغاز می‌شود:

• کدام‌یک از هزینه‌های کسب‌وکار شما مستقیم، غیرمستقیم یا غیرمرتبط هستند.
• درصد فضای خانه که برای اهداف کسب‌وکار استفاده می‌شود.

هزینه‌های مستقیم شامل مواردی مانند رنگ‌آمیزی یا تعمیرات فقط در منطقه‌ای است که برای کسب‌وکار استفاده می‌شود. هزینه‌های غیرمستقیم هزینه‌هایی برای کل خانه هستند، مانند بیمه، خدمات عمومی و تعمیرات عمومی که به دفتر خانگی شما نیز سود می‌رسانند. برای محاسبه درصد مجاز فضای خانه برای کسب‌وکار، سازمان مالیاتی آمریکا دو روش ارائه می‌دهد:

1. مساحت (طول ضرب در عرض) استفاده‌شده برای کسب‌وکار را بر کل مساحت خانه تقسیم کنید.
2. اگر اتاق‌های خانه شما تقریباً هم‌اندازه باشند، می‌توانید تعداد اتاق‌های استفاده‌شده برای کسب‌وکار را بر تعداد کل اتاق‌های خانه تقسیم کنید.

روش معمولی نیازمند نگهداری سوابق دقیق است، اما سازمان مالیاتی آمریکا یک کاربرگ مفید برای هدایت مودیان در مسیر درست ارائه کرده است. هشدار اگر هزینه‌های شما کمتر از درآمد ناخالص کسب‌وکار انجام‌شده در خانه باشد، تمام هزینه‌های شما قابل کسر هستند، اما اگر هزینه‌های شما از درآمد ناخالص شما بیشتر باشد، تنها بخشی از آن‌ها قابل کسر است.

روش ساده‌شده:

روش ساده‌شده در سال ۲۰۱۳ معرفی شد تا محاسبه کسورات مجاز برای دفتر خانگی را ساده‌تر کند. برای محاسبه کسورات با روش ساده‌شده، باید موارد زیر را بدانید:

• مساحت مجاز خانه شما که برای انجام کسب‌وکار استفاده می‌شود. اگر کسب‌وکار را در تمام طول سال در خانه انجام نداده‌اید یا مساحت استفاده‌شده در طول سال تغییر کرده است، باید مساحت مجاز استفاده‌شده و تعداد روزهایی که کسب‌وکار را در هر ماه انجام داده‌اید بدانید.
• درآمد ناخالص از استفاده تجاری از خانه شما.
• میزان هزینه‌های کسب‌وکار شما که به استفاده از خانه مرتبط نیستند.
• اگر استفاده تجاری واجد شرایط برای مهدکودکی باشد که به‌طور منظم (اما نه انحصاری) از فضای خانه استفاده می‌کند، باید درصد زمانی که آن بخش از خانه برای مهدکودک استفاده می‌شود را نیز بدانید.

با داشتن این اطلاعات، می‌توانید کسورات خود را با این مراحل محاسبه کنید:

1. مساحت مجاز را در ۵ دلار ضرب کنید (یا کمتر از ۵ دلار اگر استفاده تجاری واجد شرایط برای مهدکودکی باشد که به‌طور منظم، اما نه انحصاری، از فضای خانه استفاده می‌کند).
2. هزینه‌های کسب‌وکاری که به استفاده از خانه مرتبط نیستند را از درآمد ناخالص مربوط به استفاده تجاری از خانه کم کنید. اگر این هزینه‌ها بیشتر از درآمد ناخالص استفاده تجاری از خانه باشند، نمی‌توانید برای این استفاده تجاری از خانه کسوراتی دریافت کنید.
3. مقدار کوچک‌تر از مراحل (۱) و (۲) را بگیرید. این مقدار کسوراتی است که می‌توانید برای این استفاده تجاری واجد شرایط از خانه با استفاده از روش ساده‌شده کسر کنید.

قوانین دیگری نیز وجود دارند که توانایی مودی برای استفاده از روش ساده‌شده را محدود می‌کنند. به‌عنوان مثال، اگر فضا را با شخص دیگری به اشتراک بگذارید، هر دوی شما نمی‌توانید همان فضا را کسر کنید. محدودیت‌های دیگر در نشریه ۵۸۷ ذکر شده‌اند.

نمونه‌های واقعی از هزینه‌های دفتر خانگی

به‌عنوان مثال، یک نویسنده آزاد را در نظر بگیرید که کسب‌وکار خود را از خانه اداره می‌کند. آن‌ها یک فضای دفتری اختصاصی دارند که تقریباً ۲۰۰ فوت مربع است، یک تلفن همراه که فقط برای تماس‌های کاری استفاده می‌شود و اشتراک یک مجله که سرنخ‌های ویراستاری را برای نویسندگان فراهم می‌کند. تمام این موارد به‌عنوان هزینه‌های دفتر خانگی قابل کسر هستند، از جمله ۲۰۰ فوت مربع از خانه نویسنده، زیرا آن اتاق برای اهداف تجاری استفاده می‌شود. علاوه بر این، نویسنده می‌تواند جوهر مورد استفاده برای چاپ قراردادها، هزینه کامل چاپگر همه‌کاره‌ای که برای ارسال قراردادهای امضاشده خریداری کرده و هرگونه آموزش مرتبط با صنعت که انجام می‌دهد را کسر کند. هشدار از آنجا که قانون کاهش مالیات و مشاغل میزان مالیات بر املاک قابل کسر توسط مودیان را محدود کرده است، نمی‌توانید از کسورات دفتر خانگی برای کسر کل مبلغ مالیات بر املاک خود استفاده کنید اگر این مبلغ بیش از ۱۰,۰۰۰ دلار باشد. انواع مختلفی از هزینه‌ها وجود دارند که وقتی شخصی از خانه خود کار می‌کند، چه به‌عنوان کارمند دورکار و چه به‌عنوان خوداشتغال، می‌توانند کسر شوند. یک متخصص مالیاتی معتبر می‌تواند کسورات موجود را بررسی کرده و اطمینان حاصل کند که تمام مواردی که ادعا می‌شوند معتبر هستند. برای مثال، اگر این نویسنده آزاد فضای دفتری اختصاصی نداشت و در عوض هر روز در کافی‌شاپ نزدیک خانه خود کار می‌کرد، نمی‌توانست هزینه‌های مرتبط با خدمات عمومی و وام مسکن را به‌عنوان بخشی از کسورات دفتر خانگی ادعا کند. ممکن است کسورات دیگری برای او در دسترس باشد، مانند قهوه و دوناتی که هر روز هنگام کار در کافی‌شاپ خریداری می‌کند.