ثبت تعدیلی چیست؟

ثبت تعدیلی یک ثبت در دفتر کل یک شرکت است که در پایان دوره حسابداری برای ثبت هرگونه درآمد یا هزینه شناسایی‌نشده مربوط به آن دوره انجام می‌شود. هنگامی که یک معامله در یک دوره حسابداری آغاز می‌شود و در دوره بعدی به پایان می‌رسد، ثبت تعدیلی برای حسابداری صحیح آن معامله مورد نیاز است.

ثبت‌های تعدیلی همچنین می‌توانند به گزارشگری مالی اشاره داشته باشند که خطایی را که قبلاً در دوره حسابداری رخ داده است، اصلاح می‌کند.

نکات کلیدی

• ثبت‌های تعدیلی برای ثبت معاملاتی استفاده می‌شوند که رخ داده‌اند اما هنوز به درستی مطابق با روش حسابداری تعهدی ثبت نشده‌اند.
• ثبت‌های تعدیلی در دفتر کل یک شرکت در پایان دوره حسابداری ثبت می‌شوند تا اصول تطبیق و شناسایی درآمد رعایت شوند.
• رایج‌ترین انواع ثبت‌های تعدیلی شامل تعهدی‌ها، تأخیری‌ها، و تخمین‌ها هستند.
• این ثبت‌ها برای اهداف حسابداری تعهدی زمانی که یک دوره حسابداری به دوره بعدی منتقل می‌شود، استفاده می‌شوند.
• شرکت‌هایی که از حسابداری نقدی استفاده می‌کنند نیازی به انجام ثبت‌های تعدیلی ندارند.

درک ثبت‌های تعدیلی

هدف از ثبت‌های تعدیلی تبدیل معاملات نقدی به روش حسابداری تعهدی است. حسابداری تعهدی بر اساس اصل شناسایی درآمد است که به دنبال شناسایی درآمد در دوره‌ای است که کسب شده است، نه در دوره‌ای که وجه نقد دریافت شده است.

به عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت ساختمانی در یک دوره ساخت‌وساز را آغاز می‌کند اما تا زمانی که کار در شش ماه بعد به پایان برسد، برای مشتری فاکتور صادر نمی‌کند. شرکت ساختمانی باید در پایان هر ماه یک ثبت تعدیلی انجام دهد تا درآمد را به میزان 1/6 از مبلغی که در نقطه شش‌ماهه فاکتور خواهد شد، شناسایی کند.

یک ثبت تعدیلی شامل یک حساب صورت درآمد (درآمد یا هزینه) همراه با یک حساب ترازنامه (دارایی یا بدهی) است. این معمولاً به حساب‌های ترازنامه‌ای مانند استهلاک انباشته، ذخیره حساب‌های مشکوک‌الوصول، هزینه‌های تعهدی، درآمد تعهدی، هزینه‌های پیش‌پرداخت، درآمد معوق، و درآمد کسب‌نشده مربوط می‌شود.

حساب‌های صورت درآمد که ممکن است نیاز به تعدیل داشته باشند شامل هزینه بهره، هزینه بیمه، هزینه استهلاک، و درآمد هستند. ثبت‌ها مطابق با اصل تطبیق انجام می‌شوند تا هزینه‌ها با درآمد مرتبط در همان دوره حسابداری مطابقت داشته باشند. تعدیل‌های انجام‌شده در ثبت‌های تعدیلی به دفتر کل منتقل می‌شوند که به صورت‌های مالی جریان می‌یابد.

انواع ثبت‌های تعدیلی

به طور خلاصه، ثبت‌های تعدیلی معمولاً شامل تعهدی‌ها، تأخیری‌ها، و تخمین‌ها هستند.

تعهدی‌ها

تعهدی‌ها درآمدها و هزینه‌هایی هستند که به ترتیب دریافت یا پرداخت نشده‌اند و هنوز از طریق یک معامله حسابداری استاندارد ثبت نشده‌اند. برای مثال، یک هزینه تعهدی ممکن است اجاره‌ای باشد که در پایان ماه پرداخت می‌شود، حتی اگر شرکت بتواند از ابتدای ماه از فضا استفاده کند اما هنوز آن را پرداخت نکرده باشد.

تأخیری‌ها

تأخیری‌ها به درآمدها و هزینه‌هایی اشاره دارند که به ترتیب از قبل دریافت یا پرداخت شده‌اند و ثبت شده‌اند، اما هنوز کسب یا استفاده نشده‌اند. برای مثال، درآمد کسب‌نشده به پولی اشاره دارد که برای کالاهایی که هنوز تحویل داده نشده‌اند، دریافت شده است.

تخمین‌ها

تخمین‌ها ثبت‌های تعدیلی هستند که اقلام غیرنقدی مانند هزینه استهلاک، ذخیره حساب‌های مشکوک‌الوصول، یا ذخیره موجودی منسوخ را ثبت می‌کنند.

نکته: همه ثبت‌های دفتر ثبت‌شده در پایان دوره حسابداری، ثبت‌های تعدیلی نیستند. برای مثال، ثبت خرید تجهیزات در آخرین روز دوره حسابداری یک ثبت تعدیلی نیست.

چرا ثبت‌های تعدیلی مهم هستند؟

از آنجا که بسیاری از شرکت‌ها در شرایطی فعالیت می‌کنند که تحویل واقعی کالاها ممکن است در زمانی متفاوت از پرداخت (چه از قبل در مورد اعتبار یا بعد در مورد پیش‌پرداخت) انجام شود، گاهی اوقات یک دوره حسابداری با چنین موقعیتی هنوز در حال انتظار به پایان می‌رسد. در چنین مواردی، ثبت‌های تعدیلی برای تطبیق این تفاوت‌ها در زمان‌بندی پرداخت‌ها و همچنین هزینه‌ها استفاده می‌شوند.

بدون ثبت‌های تعدیلی در دفتر، معاملات حل‌نشده‌ای باقی می‌مانند که هنوز بسته نشده‌اند.

مثال از یک ثبت تعدیلی

برای مثال، شرکتی که سال مالی آن در 31 دسامبر پایان می‌یابد، در تاریخ 1 دسامبر وامی از بانک دریافت می‌کند. شرایط وام نشان می‌دهد که پرداخت‌های بهره باید هر سه ماه یک‌بار انجام شود. در این مورد، اولین پرداخت بهره شرکت در تاریخ 1 مارس انجام خواهد شد. با این حال، شرکت همچنان باید هزینه‌های بهره را برای ماه‌های دسامبر، ژانویه، و فوریه تعهدی کند.

از آنجا که شرکت قرار است صورت‌های مالی سالانه خود را در ژانویه منتشر کند، یک ثبت تعدیلی برای انعکاس هزینه بهره تعهدی برای دسامبر مورد نیاز است. برای گزارش دقیق عملیات و سودآوری شرکت، هزینه بهره تعهدی باید در صورت درآمد دسامبر ثبت شود، و بدهی برای بهره قابل پرداخت باید در ترازنامه دسامبر گزارش شود. ثبت تعدیلی هزینه بهره را بدهکار و بهره قابل پرداخت را برای مبلغ بهره از 1 دسامبر تا 31 دسامبر بستانکار می‌کند.

هدف از ثبت‌های تعدیلی چیست؟

ثبت‌های تعدیلی برای تطبیق معاملاتی استفاده می‌شوند که هنوز بسته نشده‌اند، اما دوره‌های حسابداری را در بر می‌گیرند. این‌ها می‌توانند پرداخت‌ها یا هزینه‌هایی باشند که پرداخت در زمان تحویل رخ نمی‌دهد.

انواع ثبت‌های تعدیلی چیست؟

دو نوع اصلی تعهدی‌ها و تأخیری‌ها هستند. تعهدی‌ها به پرداخت‌ها یا هزینه‌های اعتباری اشاره دارند که هنوز بدهکار هستند، در حالی که تأخیری‌ها به پیش‌پرداخت‌هایی اشاره دارند که محصولات هنوز تحویل داده نشده‌اند.

تفاوت بین حسابداری نقدی و حسابداری تعهدی چیست؟

تمایز اصلی بین حسابداری نقدی و تعهدی در زمان‌بندی شناسایی هزینه‌ها و درآمدها است. در حسابداری نقدی، این تنها زمانی رخ می‌دهد که پول برای کالاها یا خدمات دریافت شود. حسابداری تعهدی در عوض امکان تأخیر بین پرداخت و محصول را فراهم می‌کند (مثلاً با خریدهای اعتباری).

چه کسی نیاز به انجام ثبت‌های تعدیلی دارد؟

شرکت‌هایی که از حسابداری تعهدی استفاده می‌کنند و در موقعیتی هستند که یک دوره حسابداری به دوره بعدی منتقل می‌شود، باید بررسی کنند که آیا معاملات باز وجود دارند یا خیر. در صورت وجود، ثبت‌های تعدیلی باید به ترتیب انجام شوند.

نتیجه نهایی

ثبت تعدیلی یک ثبت در دفتر کل یک شرکت است که معاملاتی را که رخ داده‌اند اما هنوز به درستی مطابق با روش حسابداری تعهدی ثبت نشده‌اند، ثبت می‌کند. این ثبت هرگونه درآمد یا هزینه شناسایی‌نشده برای دوره حسابداری را ثبت می‌کند، مانند زمانی که یک معامله در یک دوره حسابداری آغاز می‌شود و در دوره بعدی به پایان می‌رسد.

ثبت‌های تعدیلی همچنین می‌توانند به گزارشگری مالی اشاره داشته باشند که خطایی را که زودتر در دوره حسابداری رخ داده است، اصلاح می‌کند.