سند سفید چیست؟

سند سفید چیست؟

سند سفید (White Paper) سندی اطلاعاتی است که توسط یک شرکت یا سازمان غیرانتفاعی منتشر می‌شود تا ویژگی‌های یک راه‌حل، محصول یا خدمت موجود یا برنامه‌ریزی‌شده را تبلیغ یا برجسته کند. استارتاپ‌ها، شرکت‌های بزرگ یا نهادهای دولتی از اسناد سفید به روش‌های مختلفی استفاده می‌کنند.

نکات کلیدی

• سند سفید برای تبلیغ محصول، خدمت یا روشی خاص به منظور تأثیرگذاری بر مشتریان فعلی یا بالقوه یا سرمایه‌گذاران استفاده می‌شود.

• سه نوع اصلی سند سفید شامل پیشینه‌ها، فهرست‌های شماره‌دار و اسناد مشکل/راه‌حل هستند.

• اسناد سفید معمولاً برای اهداف بازاریابی کسب‌وکار به کسب‌وکار (B2B) بین تولیدکننده و عمده‌فروش یا عمده‌فروش و خرده‌فروش طراحی می‌شوند.

کاربرد سند سفید

اسناد سفید، اسناد بازاریابی و فروش هستند که برای ترغیب یا متقاعد کردن مشتریان بالقوه برای بررسی یک محصول، خدمت، فناوری یا روش خاص استفاده می‌شوند. یک سند سفید ممکن است فلسفه سازمان را منتقل کند یا یافته‌های تحقیقاتی مرتبط با یک صنعت را ارائه دهد.

اسناد سفید معمولاً برای اهداف بازاریابی کسب‌وکار به کسب‌وکار (B2B) بین تولیدکننده و عمده‌فروش یا عمده‌فروش و خرده‌فروش طراحی می‌شوند. اطلاعات ارائه‌شده در اسناد سفید اغلب با تحقیقات و آمار از منابع معتبر پشتیبانی می‌شود و ممکن است شامل نمودارها، جداول و سایر روش‌های تجسم داده‌ها باشد.

انواع سند سفید

• پیشینه‌ها: ویژگی‌های فنی یک محصول یا خدمت جدید را با جزئیات شرح می‌دهند. این اسناد برای ساده‌سازی اطلاعات فنی پیچیده، پشتیبانی از ارزیابی‌های فنی، عرضه محصول یا تبلیغ یک محصول یا پیشرو در صنعت طراحی شده‌اند.

• فهرست‌های شماره‌دار: نکات کلیدی یک محصول یا خدمت جدید را برجسته می‌کنند و اغلب با سرفصل‌ها و نقاط گلوله‌ای یا فرمت‌هایی مانند «۳ سؤالی که باید بپرسید» یا «۵ نکته‌ای که باید بدانید» ارائه می‌شوند.

• اسناد مشکل/راه‌حل: مشکلات خاصی که مشتریان بالقوه با آن مواجه هستند را شناسایی کرده و استدلالی مبتنی بر داده برای چگونگی ارائه راه‌حل توسط یک محصول یا خدمت خاص برای ایجاد فروش جدید، آموزش فروشندگان درباره ویژگی‌های محصول یا جلب توجه صنعت ارائه می‌دهند.

نکته: اسناد سفید معمولاً ۲۵۰۰ کلمه یا بیشتر دارند و به سبک دانشگاهی نوشته می‌شوند.

نگارش سند سفید

اسناد سفید از سایر مواد بازاریابی، مانند بروشورها، متفاوت هستند. بروشورها و مواد بازاریابی سنتی ممکن است پرزرق‌وبرق و آشکار باشند، اما سند سفید برای ارائه شواهد واقعی که یک مشکل یا چالش را حل می‌کند طراحی شده است.

یک سند سفید باید اطلاعات کاملاً تحقیق‌شده‌ای ارائه دهد که با یک جست‌وجوی ساده اینترنتی یافت نمی‌شود و دارای روایتی جذاب برای حفظ توجه خواننده باشد. نویسنده یک سند سفید باید:

• موضوع را کاملاً تحقیق و تعریف کند.

• طرح کلی دقیقی از اطلاعات ایجاد کند.

• مقدمه‌ای جذاب بنویسد.

• سند را برای خواندن آسان قالب‌بندی کند.

• سند را بازبینی و ویرایش کند.

نمونه‌ها: نمونه‌های اسناد سفید در دسترس عموم در وب‌سایت مایکروسافت، بر جنبه‌های مختلفی از مجموعه خدمات ابری این شرکت تمرکز دارند. برخلاف بروشورها، این اسناد سفید پیشنهاد فروش واضحی ندارند. در عوض، به موضوعات مرتبط مانند امنیت ابری، ابرهای ترکیبی و مزایای اقتصادی پذیرش رایانش ابری می‌پردازند.

چگونه صنایع جدید از اسناد سفید استفاده کرده‌اند؟

رمزارزها از اسناد سفید در عرضه‌های اولیه سکه (ICO) برای ترغیب کاربران و سرمایه‌گذاران استفاده کرده‌اند. بیت‌کوین چند ماه پس از انتشار سند سفید معروف ساتوشی ناکاموتو در مهر ۱۳۸۷ (اکتبر ۲۰۰۸) راه‌اندازی شد.

چرا به آن سند سفید می‌گویند؟

اسناد سفید ممکن است از استفاده از «اسناد آبی» در بریتانیای قرن نوزدهم سرچشمه گرفته باشند، زمانی که جلد گزارش‌های پارلمانی آبی بود. هنگامی که موضوعی برای دولت کمتر جدی بود، جلد آبی کنار گذاشته می‌شد و گزارش‌ها با جلد سفید منتشر می‌شدند. این گزارش‌ها اسناد سفید نامیده شدند. در ایالات متحده، اسناد سفید دولتی معمولاً گزارش‌های پیشینه یا راهنمایی هستند.

چه موضوعاتی ممکن است در یک سند سفید دولتی گنجانده شود؟

اسناد سفید دولتی توسط قانون‌گذاران یا سیاست‌گذاران برای بررسی یک مشکل و ارائه راه‌حل‌هایی به مقامات منتخب، سازمان‌های غیرانتفاعی، اتاق‌های فکر، شرکت‌ها و شهروندان نوشته و استفاده می‌شوند.

نتیجه‌گیری

اسناد سفید ممکن است چندین صفحه باشند و شامل اطلاعاتی هستند که با تحقیقات و آمار از منابع معتبر پشتیبانی می‌شوند. آن‌ها معمولاً در یکی از سه فرمت نوشته می‌شوند: پیشینه‌ها، فهرست‌های شماره‌دار و اسناد مشکل/راه‌حل.